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Organização de Arquivos E Documentos

Organização de Documentos e Arquivo

– A organização de documentos e arquivo é um fator fundamental cuja finalidade é o controle, monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas por meio de metodologias e técnicas visando o gerenciamento seguro e adequado.

Ao aderir ao serviço, o acesso às informações dos documentos é facilitado, visto que são implantados métodos e procedimentos técnicos, como por exemplo: identificação do tipo documental, identificação cronológica, identificação departamental, localização geográfica, etc.

Através do processo de organização, é possível obter um melhor aproveitamento do espaço físico, e o tempo gasto à procura de um documento é drasticamente reduzido.
Podemos realizar a Organização em dois tipos de documentos:
  • Documentos Físicos: A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de
  • Documentos Natos Digitais: O documento nato digital, ou seja, aquele que já “nasceu” digital possui validade legal equiparando-o ao documento físico.
    Salvo exceções, caso exista alguma peculiaridade em lei ou          procedimento administrativo que exija documentação em papel, hipótese que se faz necessária sua reprodução em papel.
 
Porém, para que essa equiparação seja legal existem algumas regras, entre elas a certificação e a assinatura digital.
 

O certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Para assegurar a autenticidade do documento eletrônico, ele é assinado por uma terceira parte confiável (uma Autoridade Certificadora – AC) que segue as regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil.

Já a assinatura digital funciona de forma muito parecida com a realizada em papel. Consiste em um mecanismo que identifica o autor. A assinatura digital é vinculada ao documento eletrônico, impedindo alterações. A tecnologia não apenas verifica o autor do documento, mas também cria uma “imutabilidade lógica”. Por isso, as assinaturas digitais são ferramentas que impedem alterações do documento, mesmo que sejam simples como a inserção de mais um espaço entre duas palavras.

– É perceptível que com uma boa gestão arquivística e documental eficaz, todas as áreas da sua empresa serão beneficiadas e apresentarão um grande ganho de produtividade.

Alguns benefícios:
  • Agilidade nas consultas aos documentos;
  • Ambiente de trabalho organizado;
  • Otimização do espaço físico;
  • Redução de despesas com MULTAS FISCAIS, JUDICIAIS E TRABALHISTAS;
  • Segurança e preservação dos documentos;
  • Validade legal.

DIGITALIZAÇÃO DE CANHOTO DE NF e DACTE

– A MYCROARQ, a mais de 20 anos no mercado, oferece o serviço de digitalização de Notas Fiscais (DANFE) e do canhoto de Nota Fiscal, bem como do DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) possibilitando uma maior agilidade nos processos de trabalho das empresas.

O processo de Digitalização e gerenciamento de Notas Fiscais (DANFE) e dos Canhotos de Nota Fiscal é uma solução de suma importância para os clientes dos mais variados segmentos, permitindo um melhor gerenciamento das informações contidas nestes documentos de forma digital.

O canhoto possui finalidades fiscais e comerciais em processos judiciais ou administrativos que envolvam remetentes e destinatário, conforme o Centro de Orientação Fiscal. Além disso, o comprovante pode ser solicitado em auditorias e processos jurídicos para comprovar a emissão e recebimento da Nota Fiscal.

A digitalização de canhoto de Nota Fiscal e do DACTE atende as crescentes demandas em todo o mercado nacional, sendo que a MYCROARQ tem como sua principal marca o alto padrão de qualidade dos seus serviços.

Você sabe o que é DACTE?

– O DACTE é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico e se trata da representação física e simplificada do CT-e. 

É o comprovante de entrega (ou canhoto de entrega) de extrema importância na operação de transporte e logística. Nele constam a assinatura do recebedor e a data de recebimento, podendo substituir a segunda via do CT-e e comprovar a entrega realizada. Na verdade, ele é impresso para facilitar a consulta do documento digital, já que contém uma chave de acesso em formato de código de barras.

As empresas de transporte sofrem muita fiscalização por parte do governo, de modo a assegurar que atuam regularmente e que cumprem com suas obrigações fiscais. Como regra a transportadora e o tomador do serviço (a empresa que contrata o transporte) devem guardar apenas o CT-e pelo prazo estabelecido na legislação, que atualmente, é de 5 anos.

 VANTAGENS:
  • O comprovante estará disponível para consulta e download em tempo real após a digitalização e indexação.
  • Agilidade no envio do comprovante para seu cliente; via e-mail ou link.
  • Espaço ilimitado para arquivamento conforme tabela de preço de serviços.

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