fbpx

Organização de Arquivos E Documentos

Organização de Documentos e Arquivo

– A organização de documentos e arquivo é um fator fundamental cuja finalidade é o controle, monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas por meio de metodologias e técnicas visando o gerenciamento seguro e adequado.

Ao aderir ao serviço, o acesso às informações dos documentos é facilitado, visto que são implantados métodos e procedimentos técnicos, como por exemplo: identificação do tipo documental, identificação cronológica, identificação departamental, localização geográfica, etc.

Através do processo de organização, é possível obter um melhor aproveitamento do espaço físico, e o tempo gasto à procura de um documento é drasticamente reduzido.
Podemos realizar a Organização em dois tipos de documentos:
  • Documentos Físicos: A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de
  • Documentos Natos Digitais: O documento nato digital, ou seja, aquele que já “nasceu” digital possui validade legal equiparando-o ao documento físico.
    Salvo exceções, caso exista alguma peculiaridade em lei ou          procedimento administrativo que exija documentação em papel, hipótese que se faz necessária sua reprodução em papel.
 
Porém, para que essa equiparação seja legal existem algumas regras, entre elas a certificação e a assinatura digital.
 

O certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Para assegurar a autenticidade do documento eletrônico, ele é assinado por uma terceira parte confiável (uma Autoridade Certificadora – AC) que segue as regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil.

Já a assinatura digital funciona de forma muito parecida com a realizada em papel. Consiste em um mecanismo que identifica o autor. A assinatura digital é vinculada ao documento eletrônico, impedindo alterações. A tecnologia não apenas verifica o autor do documento, mas também cria uma “imutabilidade lógica”. Por isso, as assinaturas digitais são ferramentas que impedem alterações do documento, mesmo que sejam simples como a inserção de mais um espaço entre duas palavras.

– É perceptível que com uma boa gestão arquivística e documental eficaz, todas as áreas da sua empresa serão beneficiadas e apresentarão um grande ganho de produtividade.

Alguns benefícios:
  • Agilidade nas consultas aos documentos;
  • Ambiente de trabalho organizado;
  • Otimização do espaço físico;
  • Redução de despesas com MULTAS FISCAIS, JUDICIAIS E TRABALHISTAS;
  • Segurança e preservação dos documentos;
  • Validade legal.

Entre em contato